Vous êtes Beaunois ? Comme Virginie, aidez votre ville à accueillir un congrès !

Virginie, si le Congrès national annuel de l’AFASH s’est déroulé au Palais des Congrès de Beaune, en mai dernier, c’est en grande partie grâce à vous : comment cette candidature est-elle née ?

Tout a débuté grâce à Olivier BISSON, le coordinateur de la « Team 21 » pour l’organisation de ce congrès annuel.

Il y a environ deux ans, Olivier, qui est l’un de mes anciens collègues ambulanciers (lorsque je travaillais aux urgences de Beaune) et qui fait partie du bureau national de l’Association Française des Ambulanciers SMUR et Hospitaliers (AFASH), m’a contactée pour m’expliquer que la Côte-d’Or était le département retenu pour accueillir le congrès 2018 de notre association professionnelle… et qu’il fallait désormais proposer une candidature plus détaillée pour chacune des trois communes d’accueil possibles : Dijon, Saint-Apollinaire et Beaune.

En tant que Beaunoise, il m’a demandé si je pouvais monter le dossier de candidature de ma ville, ce que j’ai bien sûr immédiatement accepté ! C’est comme cela que l’aventure a débuté pour notre équipe locale, qui a par la suite rassemblé 34 volontaires départementaux.

Concrètement, comment avez-vous procédé ?

Eh bien, le cahier des charges transmis par le Bureau national de l’AFASH était très clair et nous devions trouver, dans chaque ville candidate, un ou plusieurs lieux susceptibles d’accueillir :

• des formations pour 300 personnes (potentiellement formées en même temps, donc dans un lieu unique devant être suffisamment grand),
• une exposition d’une quarantaine d’exposants, dont les stagiaires devaient pouvoir visiter les stands entre deux temps de formation,
• et bien sûr, une soirée de gala pour tous les participants.

► Mon premier réflexe a été de prendre contact avec Jean-François CHAMPION, le Président du Palais des Congrès de Beaune, qui est comme moi membre de l’équipe municipale beaunoise.

Nous avons identifié ensemble deux lieux pouvant accueillir les activités de notre congrès :

• le Palais des Congrès pour le déroulement des formations (auditorium) et pour la partie stands / exposants (hall d’exposition)
• et le Bastion des Hospices pour le dîner de gala.

► Notre équipe locale de bénévoles AFASH a par la suite géré tous les aspects pratiques et logistiques avec Sophie FAIVRE, la Responsable commerciale de Beaune Congrès, ainsi qu’avec les équipes des Hospices de Beaune.

Parmi trois choix possibles, c’est la candidature de Beaune qui a été retenue par l’équipe nationale : à votre avis, pour quelles raisons ?

Je pense que plusieurs arguments ont fait pencher la balance en faveur de Beaune :

► D’abord, les aspects logistiques et pratiques, notamment pour l’accueil et le déplacement des 300 congressistes venus de tout la France. Les accès autoroutiers (au croisement de l’A6, de l’A31 et de l’A36) sont parmi les plus complets de France et la gare SNCF se trouve à moins de deux minutes en voiture du Palais des Congrès (il y a aussi un bus). Une fois arrivés à Beaune, tout est simple pour les congressistes car :

• le Palais des Congrès est situé à une minute en voiture de la sortie d’autoroute « Beaune-Hospices »
• Au Palais des Congrès, le stationnement est facile (800 places gratuites)
• et par la suite, tout peut se faire à pied : le trajet entre les hôtels et le Palais des Congrès, le trajet entre la soirée de gala et les hôtels, le trajet vers le centre-ville, etc. A aucun moment nous n’avons eu besoin de louer un autobus ou d’organiser du co-voiturage, par exemple : pour les organisateurs, c’est autant de logistique en moins à gérer et, pour les participants, d’autonomie gagnée !

► Ensuite, la beauté de la ville et bien sûr, la configuration du Palais des Congrès : comme de nombreux congressistes, nous avons apprécié ce lieu convivial et à taille humaine, avec une équipe au top en matière d’accueil. Cerise sur le gâteau : le tarif proposé était moins élevé 😉

► Enfin, à mon avis, le prestige du lieu proposé pour l’organisation de la soirée de gala a achevé de convaincre ceux qui, à ce stade, auraient encore été indécis (ils ne devaient pas être très nombreux !). Le Bastion est vraiment superbe et de surcroît, nous avons eu la chance de pouvoir réserver, juste avant le dîner, la Cour des Hospices de Beaune pour y organiser l’apéritif : tout simplement magique…

Quelques semaines après la fin de ce congrès, que retenez-vous de cette expérience ?

Enormément de positif bien sûr !

► Sur le plan humain, des rencontres exceptionnelles avec des bénévoles et des professionnels passionnés, notamment l’équipe du Palais des Congrès de Beaune, que je ne connaissais pas et dont j’ai admiré le dévouement et le professionnalisme en action :

• souci du détail (jusqu’à penser à préparer, à 6h30 le premier matin de notre congrès, le café pour notre équipe de bénévoles),
• sens de l’accueil et du conseil clients, par exemple pour régler des détails que nous aurions eu tendance à négliger, comme la décoration florale ou le positionnement des stands des exposants,
• disponibilité permanente, souplesse et réactivité… nous nous sommes vraiment sentis épaulés et tout a été parfait !

► En termes d’apprentissage et d’acquisition de compétences, j’ai par ailleurs découvert toute la logistique et la technique d’organisation d’un congrès : je pense que j’en suis sortie plus aguerrie pour tout ce qui concerne la gestion de projets en équipe et l’organisation événementielle.

Un mot de conclusion ?

Nous sommes actuellement en train de dépouiller les questionnaires de satisfaction de nos 300 congressistes et pour l’instant, j’ai lu que des compliments, avec des notes oscillant de 9 à 10/10 : c’est, pour notre équipe de bénévoles organisateurs, une très grande satisfaction et un immense motif de fierté !

Pour ce qui me concerne, je n’ai pas pu m’empêcher de verser une petite larme à la fin de ce congrès ! Mais l’équipe nationale de l’AFASH nous a d’ores et déjà laissé entendre que les Beaunois pourraient être à nouveau sollicités, dans 10 ans, pour organiser le congrès 2028 ou 2029, alors je me prépare déjà pour la suite 😉

A nouveau, chapeau et 1000 mercis à Sophie et à toute l’équipe de Beaune Congrès pour ce beau succès !!! Si je n’ai qu’un conseil à donner à un organisateur de congrès, séminaire et événement, c’est de ne pas hésiter et de les contacter sans tarder !!!