Nos astuces pour faciliter l’inscription et l’accueil de vos participants

Justement : comment de nouveaux outils peuvent-ils faciliter l’organisation de vos congrès et événements ?

C’est ce que nous nous proposons de vous expliquer dans une série d’articles : aujourd’hui, première partie ► grâce aux NTIC, comment gérer plus facilement l’inscription et l’accueil de vos congressistes, exposants ou clients !

1ère étape : le processus d’invitation, d’inscription et de confirmation des participants

Si vous devez organiser un événement avec inscription obligatoire, vous allez devoir gérer 3 étapes :

• l‘envoi des invitations,
• le formulaire d’inscription,
• puis le processus de confirmation aux inscrits.

Et c’est là que les nouvelles technologies peuvent réellement vous libérer de bien des contraintes, par exemple :

• Vous pouvez opter pour un site web personnalisé de l’événement, avec page d’inscription (et de paiement si besoin) et/ou intégration à votre site Internet
• Pensez à utiliser la flexibilité des outils pour personnaliser les questions et les possibilités ► les quelques exemples ci-dessous vous aideront à ne rien oublier :

 des inscriptions avec découpage en journée, session, ou même réunion, si besoin ;

 ajout d’option à l’inscription (repas…) ;

 gestion des invitations et des relances par emails ;

 confirmation automatique des inscriptions ;

 éditions de badges électroniques (QR code, bracelets RFID, etc.).

2e étape : le jour J, gestion de l’accueil des invités et contrôle d’accès à l’événement

Finis les fastidieux tableaux Excel, les longues heures de recoupage d’information, ainsi que le classement alphabétique et la recherche de badges, pendant que la file d’attente des participants s’allonge et que leur impatience se manifeste !

Désormais, pour plus d’efficacité, pensez à utiliser :

• Emargement par tablette, smartphone ou borne d’accueil
• Impression instantanée de badge
• Messages de rappel aux participants (SMS / email)
• Messages intelligents via géolocalisation des participants

Enfin, la promotion, le suivi et les statistiques

• Les réseaux sociaux peuvent vous aider à la fois à promouvoir votre événement, mais aussi à diffuser un compte-rendu immédiat ou une retransmission vidéo simultanée ;
• Certains outils pourront par ailleurs vous communiquer, en temps réel, un certain nombre de données (nombre d’inscriptions, billets vendus, ou tout autre donnée spécifique comme par exemple, le niveau de vente des produits dérivés de l’événement) qui peuvent vous servir commercialement (ex : offre promotionnelle instantanée pour doper les ventes) ou en termes d’organisation (ex : réapprovisionnement).

Bref, vous l’aurez compris : pour vous simplifier la vie, optez pour la technologie !

Et n’hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous conseiller et vous aider dans le choix et la mise en oeuvre des outils