Dans les coulisses de la Fête des Grands Vins de Bourgogne !
Chaque année au moment de la célèbre Vente des Vins des Hospices de Beaune, notre Palais des Congrès accueille un rendez-vous très attendu de la profession viticole, comme du grand public : la Fête des Grands Vins de Bourgogne, organisée par la Confédération des Appellations et des Vignerons de Bourgogne (CAVB).
Comment cette manifestation incontournable dans la vie beaunoise se prépare-t-elle ? Quels moyens mobilise-t-elle ? Comme s’organisent le montage et la coordination des différents intervenants ?
Alors que les préparatifs de l’édition 2016 battent leur plein, nous avons demandé à Maxime TROMAS, Directeur associé de Strat Design (prestataire spécialisé en aménagement de stands), de nous emmener avec lui dans les coulisses de l’événement !
Tout commence par un bon plan…
- Comme pour tout événement d’envergure, l’organisation de la Fête des Grands Vins de Bourgogne commence par une phase incontournable : l’édition de plans d’implantation des stands et espaces. C’est un moment essentiel au cours duquel nous étudions les configurations possibles, avant de les soumettre et d’en discuter avec notre client, la CAVB.
- Vient ensuite la phase de production : pendant plusieurs semaines, les stands et les commandes (par exemple : la décoration, les enseignes, etc.) sont préparés dans nos ateliers.
- Quelques jours avant la manifestation débute notre intervention sur place : des semi-remorques livrent le matériel que nous avons stocké et nous assurons, en lien avec le Palais des Congrès de Beaune et les différents prestataires (ex : moquette, fleurs et plantes…), le montage et l’organisation des pôles et des stands. Nous gérons également la coordination générale des intervenants : équipes de sécurité, menuisiers… C’est une phase qui prend généralement 2 jours 1/2.
Le jour de la manifestation
Et voilà le résultat !
L’avantage, pour les exposants, c’est qu’ils peuvent arriver en dernière minute : nous avons tout préparé en amont et il ne leur reste plus qu’à vérifier et installer les derniers détails, comme par exemple disposer les affiches ou flyers sur leur stand.
En parallèle, notre régie est sur place pour assurer l’état des lieux et régler les problèmes basiques. Une ampoule à changer, une cloison à déplacer, il y a toujours un petit détail dont il faut s’occuper !
Et après la manifestation ?
Nous assurons bien sûr le démontage des stands !
Si notre client le souhaite (c’est le cas pour la Fête des Grands Vins de Bourgogne), nous pouvons aussi stocker le matériel jusqu’à la prochaine édition de l’événement.
Enfin, nous ne terminons jamais notre mission sans débriefer avec notre client. C’est essentiel pour lui comme pour nous !
Et le Palais des Congrès de Beaune, dans tout ça ?
En tant que prestataires, je dois dire que nous apprécions particulièrement de travailler au Palais des Congrès de Beaune, pour différentes raisons :
- c’est un Palais des Congrès à taille humaine (une taille suffisante pour disposer de plusieurs milliers de m² et de salles) et très accessible, ce qui facilite grandement le chargement / déchargement du matériel ;
- il est proche de nos locaux dijonnais et il dispose d’un hall unique, avec une possibilité de stationnement à toute proximité ;
- la très grande disponibilité de l’équipe est bien sûr un vrai plus pour nous ! Non seulement nous avons un interlocuteur unique (quelle que soit la question à résoudre, c’est pratique !), mais nous savons aussi que nous pouvons compter sur toute l’équipe pour nous aider à trouver des solutions ;
- et puis, dans le cas particulier de la Fête des Grands Vins de Bourgogne, Beaune est évidemment un lieu incontournable pour le vin
La Fête des Grands Vins de Bourgogne en chiffres-clefs, version « coulisses »
Nombre d’ampoules basse consommation utilisées : 296
Volume du matériel transporté et installé : 175 m3
Nombre de visiteurs accueillis en 2015 : 6681
Nombre d’appellations proposées à la dégustation : + de 100
Nombre d’exposants : 620
